Hoe krijg je 2.500 zorgprofessionals in beweging om anders te werken, midden in een krappe arbeidsmarkt en onder druk van externe kwaliteitseisen? Het UMC Utrecht doet het. Met bestuurlijke urgentie, een compact en complementair programmateam, en een aanpak die niet in beleid blijft hangen maar zichtbaar is op de werkvloer. Samen met Berenschot werd in 2025 een programma opgezet met als doel: centraal inzicht in bevoegdheden en bekwaamheden én structureel het gesprek daarover voeren.
Onderdeel van een bredere beweging
Als academisch ziekenhuis wil het UMC Utrecht veilige, hoogwaardige zorg leveren met professionals die aantoonbaar bevoegd én bekwaam zijn. Tegelijkertijd vraagt de huidige arbeidsmarktkrapte om meer flexibiliteit in de inzet van zorgverleners tussen afdelingen. De kernvraag was daarmee helder: hoe creëren we centraal inzicht in bekwaamheden, hoe registreren we die eenduidig en hoe kunnen we daar actief op sturen?
Begin 2025 startte het programma Bevoegd & Bekwaam, eerst gericht op ruim 2.500 verpleegkundigen en verpleegkundig specialisten, later op alle zorgverleners. Het betrof geen papieren exercitie, maar een organisatiebrede verandering met nieuw beleid, aangescherpte profielen, een duidelijk bevoegdheidsproces en een centraal systeem voor registratie en rapportage.
Duidelijke ambitie
De ambitie luidde:
- realtime inzicht in bevoegdheden en bekwaamheden
- flexibele inzet zonder concessies aan kwaliteit
- gerichte ontwikkelgesprekken op basis van inzicht in bekwaamheden
Het vraagstuk speelde al langer en raakt aan kwaliteit en veiligheid, leren en ontwikkelen en duurzame inzetbaarheid. In een organisatie die historisch langs specialismen is ingericht, was centrale sturing niet vanzelfsprekend. Bevoegd & Bekwaam werd daarmee onderdeel van een bredere beweging: van ‘eilandjes’ naar samenhang en gezamenlijke verantwoordelijkheid.
Een sterke consultant weet precies wanneer hij de inhoud moet doorgronden, wanneer hij moet uitzoomen naar het grotere geheel en wanneer hij moet coachen om anderen in beweging te krijgen.
-Marlies Dokter, directeur Mens & Organisatie UMC Utrecht
Wat werkt in de praktijk?
Onderstaande elementen van het programma Bevoegd & Bekwaam maakten concreet het verschil:
- Ritme en structuur
Het projectteam werkte met een strak ritme. Checklists, actielijsten, vaste overleggen en duidelijke beslismomenten brachten rust in een complexe omgeving. In een ziekenhuis waar dagelijks nieuwe impulsen ontstaan, hielp dit om koers te houden. - Zichtbaarheid in de organisatie
Geen abstracte communicatie, maar communicatie op afdelingen, inloopsessies, klankbordgroepen, gesprekken met leidinggevenden. Posters, infographics en toegankelijke uitleg maakten het onderwerp begrijpelijk. - Weerstand serieus nemen
Veel leidinggevenden vroegen zich af: “wat betekent dit voor mijn team?” Door leidinggevenden vroeg te betrekken en dashboards praktisch toepasbaar te maken, ontstond een handzaam stuurinstrument. - Data als startpunt van het gesprek
Dashboards maken bekwaamheid bespreekbaar op basis van inzicht in plaats van aannames. Daarmee werd het onderdeel van jaargesprekken en teamoverleggen. - Niet alles tegelijk willen oplossen
In een groot academisch ziekenhuis is complexiteit een gegeven. De kunst was om het programma in samenhang te ontwerpen en gefaseerd uit te voeren. - Bestuurlijk commitment
De urgentie gaf richting, scherpte in de besluitvorming en versnelde de implementatie. Wat als druk werd ervaren, werkte uiteindelijk als hefboom voor versnelling en duidelijkheid mede dankzij commitment van de raad van bestuur. - Van registratie naar cultuur
Het programma wil meer zijn dan een systeem of een vinklijst: gericht kijken naar en op waarde schatten van de professionaliteit van zorgverleners. Voortaan is bekwaamheid expliciet inzichtelijk en loopt het gesprek over ontwikkeling, leren en kwaliteit van zorg continu door.
Duidelijke bestuurlijke aandacht en prioriteit heeft echt geholpen in het programma. Daardoor konden we tempo maken.
–Aniek Willems, senior consultant Berenschot
Warme zakelijkheid als succesfactor
Dat het programma tot concrete resultaten leidde, is volgens het UMC Utrecht geen toeval. Het succes kwam voort uit focus, scherpe keuzes en een compact kernteam met duidelijke rollen en mandaat. Berenschot werd ervaren als onderdeel van het team, niet als adviseur op afstand. De kracht zat in de combinatie van meewerken in de praktijk, inhoudelijk de diepte in durven gaan waar nodig, en tegelijk overzicht houden en vooruitdenken. Die ‘warme zakelijkheid’ – betrokken, maar resultaatgericht – hielp om het programma niet te laten stranden in goede bedoelingen.
Aniek was meer dan een adviseur en zat echt bij ons in huis. Ze werkte mee in het team en hielp om samen tot een resultaat te komen.
–Eva van der Tak, projectleider Mens & Organisatie UMC Utrecht
Opschaling in volle gang
De nieuwe manier van registreren wordt inmiddels uitgebreid naar andere functiegroepen, zoals verzorgenden, doktersassistenten en paramedici. Wat begon bij 2.500 verpleegkundigen, groeit uit tot een organisatiebrede standaard, passend bij de bredere transformatie van het UMC Utrecht: centraal waar het kan, maatwerk waar het moet.
Het programma laat zien dat investeren in bevoegdheden en bekwaamheden een strategische keuze is voor toekomstbestendige zorg. Twee inzichten voor andere organisaties:
- Grote, complexe programma’s zijn realiseerbaar met duidelijke governance, heldere rollen en bestuurlijke steun.
- Versnipperde registraties en onduidelijk eigenaarschap zijn oplosbaar door processen, governance en systeeminrichting integraal aan te pakken.
De aanpak van het UMC Utrecht toont dat centrale registratie geen administratieve last hoeft te zijn, maar een strategisch instrument voor kwaliteit van zorg.