Sinds begin dit jaar is Peter Vrancken voorzitter van de kersverse raad van toezicht van Castellum Theater & Film in Alphen aan den Rijn. Castellum maakte onlangs de overstap van een besloten vennootschap naar een stichting. Daarvoor werd niet alleen een volledig nieuwe vijfkoppige raad van toezicht samengesteld, maar ook een nieuwe directeur-bestuurder benoemd.
Vrancken staat samen met de andere RvT-leden en de directeur-bestuurder aan de wieg van deze nieuwe governance-structuur. Een fase waarin hij als ervaren toezichthouder een waardevolle bijdrage kan leveren: “Toezicht houden is iets anders dan besturen. Je moet niet de neiging hebben om het over te nemen, maar ruimte creëren zodat anderen hun rol goed kunnen vervullen.”
Als RvT tijdelijk de handrem erop
De start van de raad van toezicht bij Castellum was allesbehalve vanzelfsprekend. Alle leden werden tegelijk benoemd en ontmoetten elkaar voor het eerst na hun aanstelling. Tegelijkertijd zat er nog een interim-bestuurder en trad de nieuwe directeur-bestuurder pas later aan. “Je wilt het als raad graag hebben over visie en strategie”, zegt Vrancken. “Maar zonder nieuwe bestuurder was dat niet meteen mogelijk. Dan moet je accepteren dat de handrem er een tijdje op zit en je niet meteen full swing kan starten.”
In die tussenfase richtte de raad zich op andere zaken, zoals het aanscherpen van het reglement van de raad, afwikkelen van de jaarrekening en het verder leren kennen van de organisatie door in gesprek te gaan met medewerkers. Na de komst van de nieuwe directeur-bestuurder kon de raad samen verder bouwen aan de jaarplanning, gezamenlijke visie en koers.
Kernprincipes voor goed toezicht
Voor Vrancken is rolzuiverheid een kernprincipe in goed toezicht. Juist in een fase waarin zowel raad als bestuurder nieuw is, vraagt dat om discipline en wederzijds vertrouwen. “Zij bestuurt. Wij houden toezicht en geven kaders. Dat betekent ook dat je haar het voortouw moet gunnen.”
Elkaar ruimte bieden is voor Vrancken eveneens een belangrijk principe binnen toezicht en iets waar hij zich scherp van bewust is, zeker ook in een situatie waarin de ervaring van de leden van de raad sterk verschilt. “Omdat ik al veel raden van toezicht heb meegemaakt, onderken ik snel wat er gebeurt. Maar dat betekent niet dat ik dat meteen moet laten merken of daar te snel corrigerend in moet optreden. We moeten samen groeien.”
Leiderschapslessen
Het beste advies dat Vrancken ooit kreeg, klinkt eenvoudig: wees jezelf. “Wellicht een open deur, maar tegelijkertijd het moeilijkste wat er is”, zegt hij. “Zeker in nieuwe rollen is de verleiding groot om te overacteren. Als luisteren je kwaliteit is, luister dan. Ga niet praten omdat je denkt dat het moet. Mensen hebben dat in de gaten en prikken daar feilloos doorheen.”
‘Als het moeilijk wordt, zorg dan eerst voor jezelf in plaats van voor de organisatie”.’
-Peter Vrancken, voorzitter van de kersverse raad van toezicht van Castellum Theater & Film in Alphen aan den Rijn
Toen Vrancken in een grote organisatie bestuurder werd, kreeg hij nog een ander leiderschapsadvies dat hem is bijgebleven. “Een van mijn toenmalige voorgangers zei tegen me: ‘Als het moeilijk wordt, zorg dan eerst voor jezelf in plaats van voor de organisatie. Alleen als je zelf goed in je vel zit, kun je goed voor de rest van de organisatie zorgen’.”
Je ego voorbij zijn en vanuit overzicht verbinden
Als Vrancken één oud leiderschapsprincipe zou moeten aanwijzen dat niet meer van deze tijd is, dan kiest hij voor ego-gedreven leiderschap. “Je moet je ego voorbij zijn. Dat betekent niet dat je geen visie hoeft te hebben of geen positie mag innemen, maar wel dat het niet om jou draait. Het gaat om het geheel. En juist als je je ego opzij kunt zetten, word je een betere leider.”
De huidige tijd waarin organisaties steeds afhankelijker zijn van samenwerking met andere domeinen en partners, vraagt om een andere bestuurs- en toezichtsstijl. Voor Vrancken betekent dat boven de materie kunnen uitstijgen. Als toezichthouder wil hij het veld overzien, alle partijen in beeld hebben en vanuit dat overzicht verbinding maken. “Niet door in te grijpen, maar door te duiden, te spiegelen en te verbinden.”
Ruimte voor het eigen verhaal
De begeleiding door het executive search bureau van Berenschot in het selectieproces heeft Vrancken ervaren als zorgvuldig en inhoudelijk sterk. Met name de gesprekken met adviseur Marion Kortenraij waardeerde hij. “Er was veel ruimte om mijn verhaal op mijn manier te doen. En het voelde voor mij niet als een afvinklijstje, maar als een echt gesprek. Dat gaf me het vertrouwen dat Berenschot weet waar ze het over hebben.”
‘Berenschot weet waar ze het over hebben’
-Peter Vrancken, voorzitter van de kersverse raad van toezicht van Castellum Theater & Film in Alphen aan den Rijn
Ambities voor de toekomst
Voor Castellum hoopt Vrancken dat de organisatie nog meer een vanzelfsprekende en herkenbare plek krijgt in Alphen aan den Rijn. Met een sterk programma, groeiende bezoekersaantallen en een duidelijke maatschappelijke positie. “Dat inwoners en partners spontaan zeggen: fijn dat Castellum er is. Dat ze eigenlijk niet zonder kunnen.” Dat illustreert voor hem tevens de kern van goed toezicht: bijdragen aan duurzame waarde, zonder zelf op de voorgrond te treden.