Creëer meer tijd voor zorg | Berenschot

Maar hoe creëer je meer tijd voor zorg? Dat vraagt eerst om een verdieping waar die tijdwinst valt te behalen. Er zijn drie knoppen om aan te draaien: 

• Indirecte zorgtijd: voorbereidingstijd, administratieve taken, rapportages, overtypen van gegevens. 
  
  
• Directe zorgtijd: de contactmomenten met patiënten en cliënten die op het moment zelf administratieve handelingen vragen. Maar ook repetitieve handelingen tijdens contactmomenten waarbij digitale oplossingen professionals kunnen ondersteunen. 
  
  
• Geen zorgtijd: de tijd die verloren gaat door niet-sluitende roostering of planning. Maar ook verzuim en verloop hebben grote invloed en zorgen voor extra druk op zorgprofessionals. 

Het verschilt echter per organisatie waar de grootste tijdwinst te behalen is en welke inspanningen daarvoor nodig zijn. Door u te verdiepen in deze drie knoppen, ontstaat inzicht in de uitdagingen van uw zorgorganisatie en ontdekt u hoe digitale oplossingen en automatisering daarbij kunnen helpen. Dat biedt u concrete aanknopingspunten.

Zorgprofessionals besteden een groot deel van hun tijd aan rapportages, overtypen van gegevens en andere administratieve taken. Vaak voelt het alsof ze meer bezig zijn met systemen dan met patiënten. 

• Herhaling van invoering van dezelfde gegevens in meerdere systemen omdat deze niet met elkaar kunnen communiceren.
• Handmatige acties en werkzaamheden bij het voorbereiden van patiënt- of cliëntcontact, terwijl de benodigde informatie al door de patiënt is ingevuld. 
• Er worden projecten gestart om het aantal administratieve handelingen te verminderen, maar teams lopen vast in techniek, regels of besluitvorming. 
• Niet alle registraties zijn nuttig en zelfs niet nodig of verplicht. Maar hoe stop je met het registreren van overbodige gegevens? 
• Er zijn allerlei AI-tools op de markt, maar zorgprofessionals profiteren hier nog nauwelijks van bij handelingen die echt veel tijd vragen. 

Je kunt pas echt impact maken met het verminderen van indirecte tijd door te zien en te ervaren waar het potentieel zit. Daarom starten wij altijd met meelopen op de werkvloer en samen met professionals in kaart te brengen wat er écht gebeurt. Zo komt aan het licht waar dubbel werk, vertraging of fouten ontstaan, waarna we verbetervoorstellen doen om processen overzichtelijk, slim en eenvoudiger te maken. Daarnaast kennen we ook de initiatieven en knelpunten rond indirecte tijd op systeemniveau. Ook daar is dit een hele belangrijke knop om aan te draaien. Slimme administratie, automatisering, de inzet van robots en zo optimaal mogelijk werken met systemen kunnen overbodige taken laten verdwijnen, zodat professionals zich kunnen bezighouden met taken die waarde toevoegen en zo weer tijd hebben voor de zorg die er echt toe doet.

Voorbeeldprojecten die wij hebben uitgevoerd om meer tijd voor zorg te creëren binnen de indirecte zorgtijd: 

• Het zo efficiënt mogelijk uitvoeren van administratieve taken, door middel van de inzet van Robotic Process Automation met een slimme zorg assistent.
• Verbeteren stuurinformatie op onder andere bedbezetting voor het Centre for Human Drug Research

Dit is de tijd die naar de patiënt en cliënt gaat En ook hier valt veel te verbeteren: tijdens contactmomenten worden handelingen of registraties gedaan die ook op een ander moment of geautomatiseerd kunnen plaatsvinden. Verder duren handelingen soms te lang, is informatie niet altijd (direct) beschikbaar en kosten kleine taken onnodig energie.

• Tijdens contactmomenten met de patiënt of cliënt zijn zorgprofessionals veelal bezig met registreren en het uitzetten van orders in het zorginformatiesysteem. Dit gaat ten koste van het persoonlijke contact. 
• Patiënten en cliënten moeten soms ver reizen en veel tijd vrijmaken in hun agenda voor een afspraak waarbij lang niet altijd lichamelijk onderzoek nodig is. 
• Zorgprofessionals moeten reizen voor contactmomenten waarbij niet altijd lichamelijk onderzoek of fysieke handelingen nodig zijn. 
• Handelingen duren onnodig lang door inefficiënte processen.
• Cruciale informatie ontbreekt op het moment en de plek waar deze nodig is. Dit zorgt voor inefficiëntie en is tevens van invloed op de kwaliteit van zorg. 
• Digitale oplossingen die zorgprofessionals ondersteunen tijdens directe zorgtijd, worden niet organisatiebreed ingezet omdat ze blijven hangen in het projectstadium.
• Early warnings bieden grote kansen als het gaat om datageïnformeerd zorg verlenen.

Ons streven is dat informatie altijd op het juiste moment beschikbaar is, zodat patiënten niet steeds dezelfde vragen hoeven te beantwoorden. Dit organiseren wij voor individuele zorgorganisaties en daarnaast werken we via landelijke projecten en onderzoeken ook mee aan het realiseren van de randvoorwaarden. We bouwen digitalisering en datagedreven werken structureel in, zetten in op slimme tools en automatisering om eenvoudige taken te verlichten, en kijken naar nieuwe manieren van werken, zoals taakverdeling en sociale innovatie. Het resultaat: meer kwaliteit voor de patiënt en werkbare zorg voor professionals.

Voorbeeldprojecten die wij hebben uitgevoerd om meer tijd voor zorg te creëren binnen de directe zorgtijd: 

• Trainingen en quicks scans om AI in te zetten in de directe zorgtijd: workshop generatieve AI in de zorg en incompany trainingen 
• Projectmanagement en subsidieondersteuning voor de inzet van robots in de zorg.

Een deel van de tijd in de zorg, wordt besteed aan zaken die niet direct gerelateerd zijn aan de patiënt. Deze tijdsbesteding hangt samen met de context en het systeem waarin de zorg wordt geleverd. Denk aan planning, verzuim, te weinig personeel en/of weinig aandacht voor preventie. Dat leidt tot drukte, vertraging en onnodige stress.

• Hoog verzuim resulteert in lastig op de vangen diensten, wat weer leidt tot meer stress.
• Hoog personeelsverloop leidt tot tekorten en hoge druk op de zorgteams.
• Planning is vaak reactief, waardoor de doorstroming hapert.
• Preventie wordt onvoldoende benut, waardoor zorg later intensiever wordt.
• Welke data moet je registreren voor kwaliteit van zorg?

Wij ondersteunen zorgorganisaties door ervoor te zorgen dat processen, planning en capaciteit goed op elkaar aansluiten. We analyseren beschikbare data om inzicht te krijgen, signaleren knelpunten en ontwikkelen realistische oplossingen die passen bij de dagelijkse praktijk en ook op de lange termijn werken. Zo krijgt iedereen de juiste zorg op het juiste moment, kunnen professionals hun werk goed doen en blijven organisaties wendbaar en toekomstbestendig.

Voorbeeldprojecten die wij hebben uitgevoerd om meer tijd voor zorg te creëren door slimmer om te gaan met zaken die niet direct gerelateerd zijn aan de patiënt: 

• Organisatie flowmanagement ICM voor het Radboudumc
• Voorspellen van verzuim en verloop 
• Onze benchmark care en cure die zorgorganisaties inzicht geven in verbeterpotentieel binnen hun organisatie. 

Wij zijn ervan overtuigd dat er aanzienlijk meer tijd voor zorg gecreëerd kan worden door te draaien aan de hiervoor beschreven drie knoppen. Soms betreft het relatief eenvoudige projecten of veranderingen waar zorgorganisaties direct zelf mee kunnen starten en die grote impact hebben voor zorgprofessionals. Andere keren is de opgave complexer en helpt het organisaties om hier externe kennis, capaciteit en ervaring bij te betrekken. Bovendien is niet altijd duidelijk welke knop de grootste impact oplevert voor een organisatie. Ook daar helpen wij bij. Door gestructureerd te analyseren hoeveel tijd een organisatie kwijt is aan iedere categorie, ontstaat snel inzicht in taken die onnodig zijn, geautomatiseerd kunnen worden of waar technologie direct kan bijdragen. Ieder type zorgtijd kent zijn eigen uitdagingen én oplossingen. Samen kijken we via welke knop u de meeste tijd kunt terugwinnen. 

Door informatie, processen en mensen goed te laten samenwerken, maken we zorg:

• veiliger, omdat professionals direct de juiste informatie hebben
• werkbaarder, omdat tijd terugkomt voor echte zorg
• effectiever, omdat organisaties slimmer en beter functioneren.

Daarbij helpen wij zorgprofessionals en organisaties tijd terug te winnen voor de zorg, door:

• administratie en dubbel werk te verminderen
• directe zorgtijd te versterken met slimme tools en nieuwe werkwijzen
• ondersteunende factoren te verbeteren: planning, preventie en verzuimbeleid.

Het resultaat: meer aandacht voor patiënten, minder stress voor professionals en een zorgsysteem dat werkt wanneer het nodig is.